Excel mi, uygulama mı? Telefoncu kayıtlarını tutmanın yolları
Her telefon dükkânı bir şekilde kayıt tutar. Kimisi kasanın yanındaki defterle, kimisi bilgisayardaki bir Excel dosyasıyla, kimisi bir uygulamayla. Hiçbiri tek başına doğru ya da yanlış değildir; her birinin işe yaradığı bir dükkân büyüklüğü ve zorlandığı bir nokta vardır. Bu yazı, üçünü telefoncunun günlük işi üzerinden karşılaştırıyor.
Kısaca: Defter tek kişilik ve az işlemli dükkânlarda yeter. Excel hesap yapmayı kolaylaştırır ama aynı anda birden fazla kişinin kullanmasında, müşteriye haber vermede ve tezgâhta hızlı kayıtta zorlanır. Uygulama, ekip büyüdükçe ve servis, alım-satım ve veresiye aynı müşteride buluştukça fark yaratır. Hangisini seçerseniz seçin, kayıtlarınızı dışarı alabildiğinizden emin olun.
Defter: hızlı ama tek kişilik
Defterin en büyük avantajı hızıdır. Kalem ve kâğıt her zaman yanınızdadır, öğrenmesi gerekmez, elektrik ya da internet istemez. Günde birkaç işlem yapan, tek başına çalışan bir dükkân için uzun süre yeterli olabilir.
Zorlandığı yerler:
- Arama yapılamaz. Üç ay önce tamire gelen bir cihazı bulmak için sayfaları tek tek çevirmek gerekir.
- Toplam görünmez. Bu ay ne kadar kâr ettiğinizi ya da piyasada ne kadar alacağınız olduğunu öğrenmek için hesap makinesiyle oturmanız gerekir.
- Tek yerde durur. Dükkânda değilken defteri göremezsiniz; ikinci bir kişi de aynı anda yazamaz.
- Kaybolabilir. Islanan ya da kaybolan bir defterle birlikte yılların kaydı da gider.
Excel: hesapta güçlü, tezgâhta yavaş
Excel, defterin hesap tarafındaki eksiğini kapatır. Toplam almak, filtrelemek ve ay sonu raporu çıkarmak kolaydır. Bilgisayar başında çalışmaya alışkın biri için esnek bir araçtır.
Zorlandığı yerler:
- Tezgâhta kullanmak zahmetlidir. Müşteri beklerken bilgisayara gidip doğru satırı bulmak ve doğru sütuna yazmak zaman alır. Teknisyen tamir masasından kaydı güncelleyemez.
- Birden fazla kişi zorlanır. Aynı dosyayı iki kişi aynı anda açtığında kayıtlar karışabilir ya da üzerine yazılabilir.
- Kurallar dosyada değil, kişidedir. Bir hücreyi yanlış silen, bir formülü bozan ya da yeni satırı başka biçimde yazan çalışan, dosyayı fark edilmeden bozabilir.
- İşi yapmaz, sadece tutar. Müşteriye WhatsApp ile haber vermek, servis fişi basmak, IMEI sorgulamak ya da garanti süresini hatırlamak Excel'in dışında kalır.
Excel'in yeri genelde kayıt tutmak değil, kayıtları incelemektir: bir uygulamadan dışarı alınan verilerle ay sonu analizi yapmak için çok iyidir.
Uygulama: işi kaydın içinde yapar
Telefoncular için yapılmış bir uygulama, kaydı tutmanın yanında işi de kaydın içinde yapar. Servis kaydı açıldığında fiş numarası verilir, aşama değiştiğinde müşteriye mesaj hazırlanır, satışta ödenmeyen kısım müşterinin hesabına yazılır.
Fark yarattığı yerler:
- Herkes aynı kaydı görür. Ekipteki herkes kendi telefonundan aynı güncel bilgiye bakar; şubeler arasında bile.
- Arama ve geçmiş anında. IMEI, telefon numarası ya da fiş numarasıyla bir müşterinin ya da cihazın bütün geçmişine ulaşılır.
- Toplamlar kendiliğinden. Kâr, stok değeri ve alacaklar her işlemle güncellenir.
- Yetki ayrımı. Çalışanın neyi görebileceğine siz karar verirsiniz.
Dikkat edilmesi gerekenler:
- Aylık maliyet. Uygulamalar genelde abonelikle çalışır. Ücretin işinize kattığı zamana değip değmediğini deneme süresinde görün.
- İnternet bağımlılığı. Çoğu uygulama internet bağlantısı ister. Dükkânınızda bağlantı zayıfsa bunu hesaba katın.
- Verilerinizin sahipliği. Uygulamayı bıraktığınızda kayıtlarınızı alıp alamayacağınızı önceden sorun.
Uygulama seçerken bakılacak noktaları teknik servis takip programı rehberimizde ayrıntılı anlattık.
Hangisi ne zaman yeter?
Kesin bir eşik yok, ama şu durumlar bir sonraki adıma geçme zamanının geldiğini gösterir:
- Aynı müşteri günde birkaç kez "cihazım ne durumda?" diye arıyorsa
- Raftaki bir cihazın kime ait olduğunu bulmak dakikalar sürüyorsa
- İkinci bir kişi kayıt tutmaya başladıysa ya da ikinci bir şube açıldıysa
- Ay sonunda kârı hesaplamak saatler alıyorsa
- Veresiye alacaklarınızın toplamını bilmiyorsanız
Bu durumlardan ikisi ya da üçü sizin için geçerliyse, defter ya da Excel'in size harcattığı zaman muhtemelen bir uygulamanın maliyetinden fazladır.
Geçişte nelere dikkat edilmeli?
- Bir başlangıç günü seçin. O günden sonraki bütün yeni işleri yeni sisteme girin. Eski kayıtları bir anda aktarmaya çalışmak, geçişi en çok zorlaştıran şeydir.
- Açık işleri kapatın. Eski defterdeki veresiye borçları ve teslim edilmemiş servisleri, kapanana kadar eski yerinde takip edin. Veresiye için önerdiğimiz yöntemi cari takibi yazımızda bulabilirsiniz.
- Ekibe kısa bir alışma süresi verin. İlk haftada birlikte birkaç kayıt açın; kimin neyi nasıl gireceği netleşsin.
- Eski defteri saklayın. Geçmişe dönük bir soru geldiğinde ihtiyacınız olabilir.
SegPro nerede duruyor?
SegPro telefon ve bilgisayar işletmeleri için yapılmış bir mobil uygulamadır. Servis, ikinci el alım-satım, aksesuar stoğu ve cari aynı uygulamada, ekipteki herkesin kendi telefonunda durur. İşletme sahibi bütün kayıtları istediği zaman Excel dosyası olarak alabilir, böylece ay sonu analizini yine Excel'de yapabilirsiniz. 30 günlük ücretsiz deneme süresinde kendi dükkânınızda, gerçek işlerle denemenizi öneririz.
Henüz olmayanları da söyleyelim: SegPro'nun web sürümü yok ve internet bağlantısı olmadan çalışmıyor.
Sık sorulan sorular
Excel'den uygulamaya kayıtları aktarabilir miyim?
Bu, uygulamaya göre değişir. SegPro'da toplu aktarım şu an yok; eski kayıtlarınız için bize yazabilirsiniz.
Uygulamadaki kayıtlarımı Excel'e alabilir miyim?
SegPro'da işletme sahibi bütün kayıtları Excel dosyası olarak indirebilir; aboneliği bitmiş olsa da.
Küçük bir dükkân için uygulama gerekir mi?
Tek başınıza ve günde birkaç işlemle çalışıyorsanız defter bir süre yeter. Yukarıdaki işaretlerden birkaçını yaşamaya başladığınızda uygulama denemeye değer. Diğer sorular için sık sorulan sorular sayfamıza bakabilirsiniz.