Veresiye defterinden cari takibine geçmek
Telefon dükkânında veresiye günlük işin parçasıdır. Tanıdık bir müşteri cihazın bir kısmını peşin, kalanını ay sonunda öder. Tamir ücretinin yarısı "maaş yatınca" gelir. Toptancıya ya da parçacıya da her zaman bir miktar borç vardır. Bunların hepsi yıllarca bir veresiye defterinde tutulur ve bir noktaya kadar sorunsuz işler.
Kısaca: Cari takibi, her müşteri ve tedarikçi için borç-alacak hareketlerini ve güncel bakiyeyi tek yerde tutmaktır. Geçişte eski defteri kapanana kadar ayrı tutun, yeni işleri baştan doğru kaydedin: her satışta ödenmeyen kısmı kişinin hesabına yazın, her tahsilatı hangi işe karşılık olduğuyla birlikte kaydedin ve açık hesapları düzenli gözden geçirin.
Defter nerede tıkanır?
Veresiye defteri az sayıda müşteriyle iyi çalışır. Sorunlar, müşteri ve işlem sayısı arttığında başlar:
- Toplam alacak bilinmez. Piyasada ne kadar paranız olduğunu öğrenmek için defterin bütün sayfalarını toplamak gerekir.
- Borcun neye ait olduğu belirsizleşir. "Ahmet Bey 3.000 TL borçlu" yazar, ama bunun hangi cihazdan, hangi tamirden kaldığı yazmaz. Müşteri itiraz ettiğinde elinizde dayanak kalmaz.
- Üstü çizilen kayıtlar kafa karıştırır. Kısmi ödemeler, düzeltmeler ve silintiler birikince güncel bakiyeyi kimse emin olarak söyleyemez.
- Yazmayı unutmak kolaydır. Yoğun bir günde ortağınız ya da çalışanınız veresiye bir satışı deftere geçirmeyi unutursa o para çoğu zaman bir daha bulunmaz.
- Defter tek yerde durur. Dükkânda değilken kimin ne kadar borçlu olduğunu göremezsiniz.
Cari hesap nedir?
Cari hesap, bir kişiyle aranızdaki bütün para hareketlerinin sırayla tutulduğu hesaptır. Her satışta ödenmeyen kısım hesaba borç olarak yazılır, her tahsilat bu borçtan düşer. Hesabın bakiyesi, bu hareketlerin toplamıdır.
Cari hesabın defterden farkı, bakiyenin elle yazılmamasıdır. Bakiye her zaman hareketlerden hesaplanır. Bu yüzden "bakiye neden bu kadar?" sorusunun cevabı, hareketlerin listesine bakmaktır.
Cari hesap iki yönlü çalışır. Size borçlu olan müşterilerin yanında, sizin borçlu olduğunuz toptancılar ve parçacılar da aynı mantıkla takip edilir.
Defterden cari takibine nasıl geçilir?
1. Eski defteri kapanana kadar ayrı tutun
Geçişte en sık yapılan hata, eski defterdeki bütün bakiyeleri bir günde yeni sisteme aktarmaya çalışmaktır. Bu bakiyelerin bir kısmı zaten tartışmalıdır. Daha kolay yol, bir başlangıç günü seçmektir. O günden sonraki bütün yeni işler yeni sisteme girer. Eski defterdeki borçlar ise tahsil edildikçe defterde kapanır.
2. Her satışta ödenmeyen kısmı hesaba yazın
Kısmi ödemeli bir satışta, ödenen tutarı ve kalan tutarı ayrı ayrı kaydedin. Kalan tutar, satışın kendisine bağlı olarak müşterinin hesabına yazılmalı. Böylece borcun hangi cihazdan ya da hangi tamirden kaldığı her zaman bilinir.
3. Tahsilatı kaydedin, ödeme şeklini de yazın
Müşteri borcunun bir kısmını ödediğinde tahsilatı tarihiyle ve ödeme şekliyle (nakit, kart, havale) kaydedin. Nakit tahsilatları kasadan, kart ve havale tahsilatlarını bankadan ayrı izlemek ay sonu hesabını kolaylaştırır.
4. Haftada bir açık hesapları gözden geçirin
Borcu en yüksek müşterileri listeleyin ve uzun süredir ödeme yapmayanları belirleyin. Bu kısa kontrol, unutulmaya yüz tutmuş alacakları erkenden yakalar.
Veresiye verirken nelere dikkat edilmeli?
- Kişinin bilgilerini doğru alın. En azından adını ve telefonunu kaydedin. Tutarlı bir kayıt, aynı kişinin farklı isimlerle iki ayrı hesap açmasını önler.
- Tutarı ve ödeme gününü netleştirin. "Ay sonunda" yerine bir tarih söyleyin ve bunu kayda geçirin.
- Bir üst sınır belirleyin. Her müşteriye ne kadar veresiye vereceğinize önceden karar verin. Borcu bu sınıra yaklaşan müşteriye yeni veresiye açmamak, en sık kaybedilen paranın önüne geçer.
- Cihazı borçla aynı kayıtta tutun. Veresiye satılan bir telefonun IMEI'si, satışla ve kalan borçla aynı kayıtta durmalı. İkinci el cihaz alımında da satıcının kimliğini kaydetmek ayrıca önemlidir; ayrıntılar IMEI kontrolü rehberimizde.
Tedarikçi borçlarını unutmayın
Cari takibi yalnızca müşteriler için değildir. Toptancıdan mal ya da parçacıdan ekran aldığınızda ödemediğiniz kısım, o tedarikçinin hesabına sizin borcunuz olarak yazılmalı. Böylece hem kime ne kadar borçlu olduğunuzu bilirsiniz hem de tedarikçinin gönderdiği ekstreyi kendi kayıtlarınızla karşılaştırabilirsiniz.
Tamire takılan parçayı veresiye aldıysanız, parçanın maliyeti tamirin kârından düşmeli, borcu da tedarikçinin hesabına yazılmalı. Bu ikisi aynı anda kaydedilmezse ay sonunda ya kârınız ya da borcunuz yanlış görünür.
SegPro'da cari nasıl tutulur?
SegPro cari hesabı ayrı bir defter olarak değil, işin kendisinden üretir:
- Satışta, alımda ya da tamir tesliminde ödenmeyen kısım, kişinin carisine o işe bağlı olarak yazılır.
- Kişinin sayfasında bütün hesap hareketleri ve güncel bakiye görünür. Her hareket, ait olduğu satışa ya da tamire açılır.
- Tahsilatı ya da tedarikçiye ödemeyi kişinin sayfasından alırsınız; nakit, kart ve havale ayrı tutulur.
- Bakiye elle yazılmaz, hareketlerden hesaplanır.
- Kişiler listesinde herkesin bakiyesi görünür ve liste "borcu en çok olan" sırasına göre dizilebilir.
- Bir satış ya da tahsilat yanlış girildiyse silinmez, gerekçe yazılarak iptal edilir. Bakiye ters kayıtla düzelir ve kimin iptal ettiği görünür.
Açıkça söyleyelim: Eski defterdeki açık bakiyeleri SegPro'ya tek seferde devretmenin bir yolu şu an yok. Bu yüzden yukarıda anlattığımız yöntemi öneriyoruz: eski borçları defterde kapatın, yeni işleri SegPro'da tutun.
Sık sorulan sorular
Cari hesap ile veresiye defteri arasındaki fark nedir?
Defterde bakiye elle yazılır ve borcun neye ait olduğu çoğu zaman kaybolur. Cari hesapta her hareket ayrı kaydedilir, bakiye bu hareketlerden hesaplanır ve her borç ait olduğu işe bağlıdır.
Müşteri borcunu parça parça öderse ne olur?
Her ödeme ayrı bir tahsilat olarak kaydedilir ve bakiyeden düşer. Hesap hareketlerinde hangi gün ne kadar ödendiği görünür.
Veresiye satışta müşteri seçmek zorunlu mu?
Kalan bir borç varsa evet. Borcun kime yazılacağı belli olmadan veresiye satış kaydedilemez. Tamamı peşin ödenen satışlarda müşteri seçmek isteğe bağlıdır.
Çalışanlarım müşterilerin borçlarını görebilir mi?
SegPro'da müşteriler işletmenin tüm çalışanlarına açıktır, böylece hangi şubede olursa olsun tahsilat alınabilir. Rollerin ayrıntıları için sık sorulan sorular sayfamıza bakabilirsiniz.