Telefoncular için teknik servis takip programı seçerken nelere bakılır?
Servis defteri bir noktaya kadar iş görür. Sonra bir gün raftaki cihazın kime ait olduğunu bulmak beş dakika sürer, aynı müşteri günde üç kez "telefonum ne durumda?" diye arar, geçen ay değiştirilen ekranın garantisi kimsenin aklına gelmez. Program arayışı genelde bu noktada başlar. Bu yazı, bir teknik servis takip programını seçerken tek tek bakmanız gereken noktaları sıralıyor.
Kısaca: İyi bir servis programı kaydı bir dakikada açtırmalı, cihazın aşamasını herkese göstermeli, müşteriye tek dokunuşla haber verdirmeli ve parçadan garantiye kadar her şeyi aynı kayıtta tutmalı. Almadan önce verilerinizi dışarı alıp alamayacağınızı, ekibinizin neyi görebileceğini ve fiyatın nasıl hesaplandığını mutlaka sorun.
Kayıt hızlı açılıyor mu?
Tezgâhta müşteri beklerken kayıt açmak, programın en çok kullanılacak ekranıdır. Burada yavaşlayan program, birkaç hafta sonra deftere geri dönülmesine yol açar.
Bir kaydın içinde en azından şunlar olmalı:
- Müşterinin adı ve telefonu. Telefon yazıldığında müşterinin daha önce gelip gelmediği görünmeli.
- Cihazın markası, modeli ve IMEI ya da seri numarası. IMEI'yi kameradan okutabilmek ciddi zaman kazandırır. IMEI'nin ikinci el alımdaki önemi için IMEI kontrolü rehberimize bakabilirsiniz.
- Arıza. Sık arızalar listeden seçilebilmeli, gerekirse serbest not yazılabilmeli.
- Teslim alınanlar: şarj aleti, kılıf, SIM kart, hafıza kartı.
- Önceden var olan hasar. Kırık bir kasa kayda girmezse teslimde tartışma çıkar.
- Tahmini ücret ve tahmini teslim tarihi.
Fiş numarasının kendiliğinden verilmesi de küçük ama önemli bir ayrıntı. Elle numara veren dükkânlarda aynı numaranın iki kez kullanıldığı sık görülür.
Cihazın hangi aşamada olduğu görünüyor mu?
Servis işi aşamalardan oluşur: teslim alındı, inceleniyor, onay bekliyor, parça bekliyor, tamirde, hazır, teslim edildi. Program bu aşamaları açıkça göstermeli ve ekipteki herkes aynı listeye bakmalı.
Burada iki şeye dikkat edin. Birincisi, liste aşamaya göre süzülebilmeli; sabah dükkânı açan kişi "bugün ne hazır, ne gecikiyor?" sorusunun cevabını tek ekranda görmeli. İkincisi, aşama değiştiğinde kimin, ne zaman değiştirdiği kayda geçmeli.
Müşteriye haber vermek kolay mı?
Servislerde telefonun en çok çaldığı soru "cihazım ne durumda?" sorusudur. Bu soruyu azaltmanın yolu, müşteriye siz aramadan önce haber vermektir.
Bakmanız gerekenler:
- Aşama değiştiğinde WhatsApp ya da SMS mesajının hazır gelmesi. Mesajı her seferinde baştan yazmak zorunda kalırsanız bu adım bir süre sonra atlanır.
- Müşterinin cihazının durumunu kendisi görebileceği bir takip linki. Müşterinin bunun için uygulama indirmesi gerekmemeli.
- Fiyat onayı gerektiren durumlarda teklifin müşteriye iletilip onayın kayda geçmesi.
Servis fişi ve etiket basılabiliyor mu?
Teslim alırken müşteriye verilen fiş, hem sizi hem müşteriyi korur. Fişte müşterinin, cihazın, arızanın, teslim alınanların ve servis şartlarınızın yazması gerekir. Cihazın üzerine yapıştırılan etiket de raftaki cihazın hangi kayda ait olduğunu bulmayı kolaylaştırır.
Programın hangi yazıcılarla çalıştığını sorun. A4 yazıcı, etiket yazıcısı ya da PDF olarak paylaşma seçeneklerinden hangisinin sizin dükkânınıza uyduğunu önceden bilin.
Cihazın şifresi güvenli saklanıyor mu?
Birçok tamir için cihazın ekran şifresini almak gerekir. Bu şifreyi kâğıda yazmak da, herkesin görebileceği bir alana not etmek de risklidir. İyi bir program şifreyi kriptolu saklar, yalnızca dükkânın çalışanlarına gösterir ve kimin ne zaman baktığını kaydeder.
Parça maliyeti ve kâr hesaplanıyor mu?
Bir tamirden ne kazandığınızı bilmek için ücretten parça maliyetini düşmeniz gerekir. Program, tamire takılan parçaları maliyetiyle birlikte kaydedebilmeli. Ay sonunda hangi işin kazandırdığını, hangisinin sadece yorduğunu böyle görürsünüz.
Parçayı veresiye aldığınız bir tedarikçi varsa, bu borcun da tedarikçinin hesabına yazılabilmesi işinizi kolaylaştırır.
Garanti ve cihaz geçmişi takip ediliyor mu?
Teslimde verdiğiniz garanti süresi kayda girmeli. Aynı cihaz tekrar geldiğinde, IMEI ya da seri numarasıyla önceki tamirleri ve süren garantisi görünmeli. Bu, hem haksız garanti taleplerini ayıklamanızı hem de gerçek garanti işini hızla tanımanızı sağlar.
Ödeme, kapora ve veresiye kayıtta mı?
Teslim alırken kapora aldığınız işlerde, teslimde kalan tutarın doğru görünmesi gerekir. Bazı müşteriler de ödemenin bir kısmını sonra yapar. Program, ödenmeyen kısmı müşterinin cari hesabına yazabilmeli ve tahsilatı sonradan alabilmelisiniz. Nakit, kart ve havalenin ayrı tutulması da ay sonu hesabını kolaylaştırır.
Ekip ve şubeler için uygun mu?
Tek başınıza çalışıyorsanız bu madde ileride önem kazanır. Ekibiniz varsa bugünden bakın:
- Herkesin kendi kullanıcısı olmalı, böylece hangi işlemi kimin yaptığı bilinir.
- Roller olmalı. Çalışanınızın giderleri ya da işletmenin toplam kârını görmesini istemeyebilirsiniz.
- Birden fazla şubeniz varsa her çalışan yalnızca kendi şubesinin kayıtlarıyla çalışabilmeli, siz ise hepsini birlikte görebilmelisiniz.
Telefondan mı, bilgisayardan mı?
Masaüstü programlar uzun yıllardır servislerde kullanılıyor. Ama bilgisayar genelde tezgâhın bir köşesinde durur ve tamir masasındaki teknisyen kaydı güncellemek için oraya gitmek zorunda kalır. Telefondan çalışan bir program, kaydı cihazın başında güncellemenizi ve dükkânda değilken işlerin durumunu görmenizi sağlar.
Karar verirken dükkânda kimin, nerede çalıştığını düşünün. Herkesin elinde telefonu varsa mobil bir program, kaydın gerçekten güncel tutulmasını kolaylaştırır.
Verilerinizi dışarı alabiliyor musunuz?
Bu madde en çok atlanan ama en önemli maddedir. Yıllarca girdiğiniz müşteri, cihaz ve servis kayıtları sizin işletmenizin malıdır. Programı bırakmak istediğinizde ya da muhasebecinize bir şey göndermeniz gerektiğinde bu kayıtları Excel gibi açık bir dosya olarak alabilmelisiniz. Aboneliğiniz bittiğinde kayıtlarınızın silinip silinmediğini de sorun.
Kişisel veriler korunuyor mu?
Servis kayıtlarında müşterilerinizin adı, telefonu ve bazen kimlik bilgileri bulunur. Bu verilerin nerede saklandığını, bağlantının şifreli olup olmadığını ve kimlik numarası gibi hassas bilgilerin ayrıca korunup korunmadığını öğrenin. Programın gizlilik metnini okuyun; kişisel verilerle ilgili sorumlulukların nasıl paylaşıldığını orada görürsünüz.
Fiyat nasıl hesaplanıyor?
Servis programları genelde iki şekilde satılır: bir kerelik lisans ya da aylık veya yıllık abonelik. Lisans başta tek ödeme gibi görünür ama güncelleme ve destek çoğu zaman ayrıca ücretlendirilir. Abonelikte güncellemeler ve destek fiyatın içindedir, ama ödeme düzenli devam eder.
Hangisini seçerseniz seçin şunları netleştirin: fiyatın şube ya da kullanıcı sayısına göre değişip değişmediği, kayıt sayısında bir sınır olup olmadığı ve ücretsiz deneme süresinin olup olmadığı. Programı kendi dükkânınızda, gerçek işlerle birkaç hafta denemek, satış sunumundan çok daha fazlasını gösterir.
Program almadan önce sorulacak 5 soru
- Kaydı açmak, tezgâhta kaç dokunuş sürüyor?
- Müşteriye haber vermek için mesajı kim yazıyor, ben mi program mı?
- Verilerimi istediğim zaman Excel olarak alabilir miyim?
- Çalışanım neyi görüyor, neyi göremiyor?
- Şube ya da çalışan eklediğimde fiyat nasıl değişiyor?
SegPro bu listeye nasıl uyuyor?
SegPro telefon ve bilgisayar servisleri için yaptığımız bir mobil uygulama. Listedeki maddelerin karşılığı şöyle:
- Kayıt adım adım açılır: müşteri, cihaz (IMEI kameradan okunur), arıza ve teslim alınanlar. Fiş numarası kendiliğinden verilir.
- Aşama değişince WhatsApp veya SMS mesajı hazır gelir, siz gönderirsiniz. Müşteri takip linkinden cihazının durumunu görür.
- A4 servis formu ve 50×30 mm etiket hazırlanır; AirPrint ile yazdırılır ya da PDF olarak paylaşılır.
- Cihaz şifresi kriptolu saklanır, her görüntüleme kayda geçer.
- Parçalar maliyetiyle girilir, tamir kârı hesaplanır. Garanti süresi ve cihazın geçmişi IMEI ya da seri numarasıyla görünür.
- Kapora alınabilir, ödenmeyen kısım müşterinin carisine yazılır.
- Sahip, müdür ve çalışan rolleri var; çalışanlar yalnızca kendi şubelerinin kayıtlarıyla çalışır.
- İşletme sahibi bütün kayıtları Excel olarak alabilir. Abonelik bitse de kayıtlar silinmez.
- Fiyat şube sayısına göredir, kayıt sayısında sınır yoktur ve 30 günlük ücretsiz deneme var. Ayrıntılar Fiyatlar bölümünde.
Henüz olmayanları da açıkça söyleyelim: SegPro'nun web sürümü yok, internet bağlantısı olmadan çalışmıyor ve e-Fatura kesmiyor. Bunlar sizin için şartsa, karar verirken hesaba katın.
Sık sorulan sorular
Küçük bir servis için program gerekir mi?
Günde birkaç cihaz alıyorsanız defter bir süre yeter. Ama müşteri sayısı arttıkça, ya da ikinci bir kişi kayıt tutmaya başladığında, aynı bilginin herkes için tek yerde durması büyük fark yaratır.
Excel'de servis takibi yapılabilir mi?
Yapılabilir, ama müşteriye haber vermek, fiş basmak, garanti hatırlamak ve aynı anda birden fazla kişinin çalışması Excel'de zorlaşır. Excel daha çok, programdan alınan kayıtları incelemek için kullanışlıdır.
Programa geçerken eski kayıtlar ne olacak?
Bunu satın almadan önce sorun. Bazı programlar toplu aktarım sunar, bazıları sunmaz. SegPro'da toplu aktarım şu an yok; eski kayıtlarınız için bize yazabilirsiniz. Diğer sorular için sık sorulan sorular sayfamıza bakın.